Un (lungo) resoconto organizzativo del MERGE-it 2021

Come è cominciato

Tutto inizia a Dicembre 2020 o almeno così ci ricorda GitLab sul ticket che ha avviato i lavori organizzativi.

Il MERGE-it del 2020 sarebbe stato in aprile e molto diverso rispetto al 2018 con un programma mischiato tra le varie comunità. Il fatto che sia saltato mi faceva girare le scatole anche perché tra un linux day e l’altro c’è un buco di un anno e invece è necessario incontrarsi più spesso su tematiche open source. Sia per mantenere vivo l’interesse sia per non disperdere le comunità stesse.

Anche perché tutti gli eventi erano saltati causa pandemia e bisognava pensare a una alternativa.

Quindi durante le riunioni mensili del MERGE-it sono state definite varie cose. Innanzitutto il cambio del nome delle riunioni mensili diventando MitO ovvero MERGE-it Online, dando uno scopo a queste riunioni ufficialmente. Inoltre dietro mia spinta si sarebbe organizzato un incontro online nel 2021 pensato con delle tavole rotonde dove le varie comunità si “scontrano” su tematiche predefinite.

Un qualcosa di nuovo per smuoverci un po dopo tutto questo fermo forzato.

All’inizio questo blogpost doveva essere un riassunto di quanto fatto dopo un mese dalla presenza nel direttivo di Italian Linux Society. Mentre scrivevo ho deciso di rimodularlo perché la mia video candidatura includeva proprio questo evento ma anche creare più coinvolgimento tra le varie realtà FOSS italiane.
Anzi quasi due anni fa scrissi un articolo sullo stato di salute dei lug che mi ero completamente dimenticato, ma che dimostra che il mio pensiero in varie cose non sia cambiato per niente. Dalla promozione alle attività per coinvolgere di più sia nuovi che vecchi membri della comunità.

A inizio aprile sono stato eletto nel direttivo (grazie ancora per la fiducia) e mi sono subito occupato insieme a Valerio detto boz per gli amici (asd) di varie cose. Un analisi dei servizi offerti da ILS, preparare il forum, un sondaggio, coinvolgere di più i soci nelle necessità associative e pensare ai prossimi servizi per i soci ma anche come migliorare gli esistenti.
Più che altro relazionarmi con il resto dell’associazione in cui ho partecipato negli anni in modo passivo e solo nello scorso anno anche in modo attivo, a cominciare proprio da queste riunioni e prendendo mano ai servizi.

Ora direte voi ma che c’entrano i servizi di ILS con il MERGE-it? Tutto perché è stata utilizzata la stessa infrastruttura video del Linux Day e permette di fare una riflessione sulle necessità di ILS ma anche cosa hanno bisogno le altre comunità del panorama italiano.
Dopotutto una delle mie idee è quello di essere (anche) la Framasoft italiana facendo da ombrello come lo sono i Linux Day. Per chi non lo sapesse il mio primo evento foss fu un Linux Day nel 2013 in un altra città per conto di una comunità in cui stavo partecipando da qualche mese, Mozilla Italia.

Per questo come un qualunque film di Tarantino la storia di questa edizione è piena di flash back e capitoli rimontati, ma non a caso.

La nuova ricetta

Per creare un evento di questo tipo sono necessari vari ingredienti:

  • Una cuccuma/zuppiera/pentola di email abbondando e di parecchio, attenzione possono creare indigestione e si rischia di perdersene qualcuna
  • Frutta mista composta da varie comunità, scelte per vari criteri che vedremo
  • Una selezione di spezie anzi di sessioni dosate con varie domande in incontri autogestiti
  • Un gruppo di persone che taglierà a pezzettini il tutto, mettendoci i loro particolari segreti che daranno un sapore più affascinante

Il secondo passaggio è fare un bel frullato per generare un comunicato stampa e versare il tutto su due piattaforme una di streaming e una di chat.

Ora potete servire sul browser più vicino insieme a una registrazione per riassaporare e degustare insieme i momenti migliori con calma, sul divano anche dopo qualche settimana. Dopo tutto noi lavoriamo con scadenze a lunga conservazione.

Tornando seri l’evento ha richiesto molte email. Nel senso che fu necessario definire chi invitare. Esistono molte realtà del mondo FOSS da associazioni locali, diffuse nel territorio nazionale, attive solo via internet, che si incontrano solo una volta l’anno e così via. Un bella macedonia di realtà completamente diverse. Infatti il primo passo fu proprio chiamarle non comunità ma realtà perché cominciai a contattarne oltre una 30ina.

Saltò fuori la necessità di definire quali fossero le più adatte a rappresentare il paese e quindi definì due criteri: se sono diffuse sul territorio (in più posti) o se fanno FOSS come comunità e non singoli (oltre a traduzione e supporto).
Questo da un lato ci assicurava di avere un gruppo con cui parlare e non un singolo, che avesse uno storico/esperienza e che avesse una conoscenza della situazione nazionale più ampia. Soprattutto per uno come me a cui piace la meritocrazia, qualcuno che si sporchi le mani periodicamente e non soltanto un gruppo di supporto/promozione (sempre importante ma non in questo contesto).

Lo scopo era di parlare di cose vere e non delle classiche chiacchiere da bar sulla differenza tra opensource/free software e quanto GAFAM (Google-Apple-Facebook-Amazon-Microsoft) sia brutta gente che puzza.

Insomma quelle discussioni che cambiano il paese e che ci motivano a fare di meglio, infatti su questa scia scrissi un articolo pro/contro sul fediverso.

L’organizzazione

Dopo questa selezione e invito nel partecipare alle riunioni mensili ci sono stati i primi problemi. Ovvero spesso i partecipanti alle riunioni per una comunità erano solo in rappresentanza ma poi all’evento avrebbe partecipato qualcun altro. Tutto questo frammenta la comunicazione e spesso qualche pezzo si perde. Altre comunità invece non hanno mai partecipato alle riunioni quindi non era facile rimanere in contatto, ma ora che abbiamo il gruppo e i vari contatti diretti dovrebbe essere tutto diverso.

D’altro canto la scelta della data ha creato dissapori perché non sapendolo c’erano due eventi nazionali in contemporanea; E-privacy e Accesibility Days.
In poche parole una sfiga pazzesca perché di 14 comunità nessuno se ne è accorto. Una della mie idee per i servizi era proprio portare avanti l’idea di avere una istanza Mobilizon italiana, così tutti gli eventi FOSS sarebbero in un modo o nell’altro finiti li, creando un calendario nazionale essendo una piattaforma federata e gratuita con gestione dei biglietti, di Framasoft tra l’altro. Poi un paio di settimane fa Devol.it ha messo su l’istanza nazionale, una tempesta perfetta ma è ancora troppo presto per vederne gli effetti.

Un altro problema sono stato io. Ovvero io sono stato il referente per tutte le comunicazioni e buona parte delle decisioni. Onestamente pensavo che sarebbe stato più semplice.
Ho rimpianto molto la mia esperienza del WordCamp Roma 2018, organizzato via riunioni in chat settimanali e mai via video call, con un team di persone con ognuna che si occupava di qualcosa. Io mi occupai degli speaker ovvero chiedere ai relatori le slide, verificare se erano a posto, rispondere a tutte le loro domande e cercarli in giro per il paese.
Qui invece è stato necessario organizzare gli incontri con un ordine del giorno, cercare le comunità, scrivere le email da mandare (per il WC le avevamo già pronte dall’inizio), sollecitare chi non aveva ancora risposto o dato conferma (fino a un paio di giorni prima), scrivere un comunicato stampa (da rivedere), documentare tutto quello che facevo e dare una sistemata al sito.

Sul lato tecnico naturalmente eravamo avvantaggiati dall’infrastruttura già pronta al sito già disponibile (riciclato quello del 2020) grazie a Roberto, Rosario e Valerio.

Io dall’ufficio con 3 monitor uno per sessione

Tutto questo devo ammetterlo mi aveva messo un po di ansia, principalmente per via dei problemi di comunicazione e di fraintendimenti tra le varie informazioni mandate ai relatori/referenti/comunità.

Sono un po’ deluso sui numeri della giornata dovuti alla scarsa promozione, abbiamo avuto una media di 70 persone nelle varie sessioni con poco traffico la mattina. Le sessioni con maggiore affluenza sono state quelle sulla DAD e sul community management.

Quindi siccome vi sarete già stufati ecco una raccolta sullo stile Start/Stop/Continue su come fare un evento di questo tipo meglio in futuro.

START

  • Definire un calendario tra le varie comunità FOSS italiane per conoscerci meglio e evitare questi problemi di date
  • Definire un gruppo di lavoro con vari ruoli per poter dividersi meglio il carico di lavoro
  • Il sito deve essere più amichevole e comprensibile per i neofiti, con avvisi vari e altro per essere il più intuitivo possibile
  • Dare più tempo alle sessioni, 1:30 non sono sufficienti e abbiamo sfiorato abbondantemente ovunque di almeno 20 minuti. Probabilmente 2 ore è lo stretto indispensabile.
  • Il link al sondaggio dovrebbe apparire nel sito vicino al player

STOP

  • Invece di cercare noi le comunità deve essere al contrario, in questo modo le conferme e anche i referenti sono più definiti sin dall’inizio. Prenderà più tempo ma darà più stabilità all’evento
  • Mai più fare il comunicato così tardi, serve che sia pubblicato almeno 2 settimane prima dell’evento
  • Avere un tetto massimo di 4/5 persone in sessione per poter fare più discussione

CONTINUE

  • La chat va resa più funzionale/attiva durante l’anno anche per i canali comunitari
  • Migliorare la promozione delle attività al di fuori del giro del mondo FOSS (la sfida più grande)
  • Avere un gruppo variegato di realtà diverse sia per diversità ma anche per esperienza e attività
  • Registrare gli incontri e renderli disponibili come si fa da sempre
  • Rendere il MERGE-it sempre più una comunità di comunità FOSS dove sono tutti allo stesso livello
  • Il fulcro deve essere la divulgazione della filosofia open tra codice fino alle libertà digitali, però da comunità che sono attive e fanno qualcosa di reale oltre alla sensibilizzazione
  • L’autogestione delle sessioni richiede qualcuno che segua ogni singolo gruppo per essere sicuri che si siano preparati
  • La sessione mattutina probabilmente può essere strutturata diversamente, visto il tempo avanzato e i problemi nel fare i video per alcune comunità
  • Migliorare la ripresa da BBB ma non abbiamo contributor python/js su questo fronte

Idee per il futuro

Qualche commento a caldo su cui ragionare nei prossimi mesi per una possibile nuova edizione:

  • Realizzare degli incontri periodici tipo uno al mese su tematiche specifiche, stile talk show televisivo con alcune comunità e su tematiche predefinite
  • Creare un gruppo di persone che si occupino di comunicazione oppure un elenco di contatti email condiviso per informare i giornalisti
  • Filmare le riunioni mensili oppure pubblicare oltre al nostro etherpad il verbale per essere ancora più trasparenti
  • Organizzare attività cross comunità, dobbiamo fare rete ma anche collaborare di più tra di noi
  • Coinvolgere giornalisti o redattori di testate anche non nazionali o specialistici nei nostri incontri, dobbiamo migliorare fronte lato comunicazione
  • Definire il ruolo del MERGE-it, mi paice pensare a questa descrizione: Una comunità italiana per aiutare le realtà del mondo Open ad esperimere il loro potenziale e creare scambi di esperienze e conoscenze per creare un paese più unito e rappresentativo delle nostre potenzialità. Forse conviene trovare una definizione più breve 🤣

Ringrazio quindi Roberto per avermi dato questo “potere” lato organizzativo (speravo in qualcosa di super che ne so, tipo il morso di un Torvalds radioattivo), Rosario e Valerio per il s(u/o)pporto tecnico, Stefania e Emiliano per il supporto organizzativo, Riccardo per Developers Italia che è riuscito a confermare la presenza e tutti gli altri che se comincio a fare i nomi mi tirate addosso il computer perché volete chiudere questa scheda.

Voi state leggendo questo lunedì ma lo ho scritto la sera post evento. Detto questo ci vediamo al prossimo articolo che sarà un riassunto delle varie sessioni (video disponibili).
Si ho intenzione di guardarmele tutte (oltre a quella in cui ho partecipato) per tirare fuori un elenco di fatti ma anche per trovare idee di possibili attività o collaborazioni. Oltre che sono curioso e voglio aggiornarmi dopo un anno di fermo senza eventi.
Sperando che questo elenco di idee diventi ricco insieme a quelle di tutti i partecipanti a questo gruppo che sta evolvendosi.

EDIT: Risultati sondaggio MERGE-it.

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